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    重要だけれど緊急ではない事柄に取り組む時間をどうやって確保するか。


    毎日、いろんなことが起こります。メールもたくさん届きます。毎日起きる、さまざまなことに対応していると一日はあっという間です。

    毎日起きる、いろんなことに対応するのは、いわば対応型の業務遂行です。

    対応型の業務に追われていては、なかなか、自分がやろうと思う、やるべきだと思う、自発的な仕事に取り組めません。(いわば、緊急ではないけれど、重要な事案です)

    重要だけれども緊急ではない事柄にどうすれば取り組むことができるのか。

    自分が心がけていることは以下の3点です。

    1.ディスパッチングルールを意識する。
    2.発生事案対応はすぐ着手する。
    3.緊急ではないけれど重要な事案はスケジュールに入れる。

    ディスパッチングルールというのは、生産管理の用語で、次に割り当てる仕事を決めるためのルールです。

    先着順、処理時間順、納期順などのルールがあります。

    ・先に発生した順 (FIFO:First In First Out)
    ・作業時間が短い順(SPT :Shortest Processing Time)
    ・納期が早い順  (EDD :Ealiest Due Date)

    自分なりのディスパッチングルールを決めておくと、仕事がスムーズになる(気がする)ので、まずは、納期に追われている感覚を軽減できます。

    私の場合は、そんなに時間がかからずにできそうなことは、すぐにします。それが、二番目の「発生対応事案はすぐ着手する」です。

    (作業時間が短そうな事案は先着順というディスパッチングルールということです。どれくらいの時間の場に、「すぐ着手」するかは、その時の自分の状況で変化します)

    後でじっくり考えて…ということはしません。

    後でじっくり考えたら、いい考えが浮かぶかも…というのは幻想だと割り切ります。自分にできる最高のパフォーマンスをその時々で出し切ることを心がけます。

    粗々でもいったん完成させておき、時間をおいて見直すことで、先に作ったものがたたき台となり、一から作るよりも作成しやすくなります。

    また、手持ちのTODOを溜めないことは精神衛生上、負担が少なくて済みます。

    そして、「発生対応事案はすぐ着手する」ための工夫が以下の2点です。

    ①パソコンは常に持ち歩く。
    ②スマホでもPCメールを受信する。

    ホームで電車を待っているときなどに、スマホで受信確認し、対応が必要なメールなどが届くと、電車に乗ってから、車内で作業します。

    これで、TODOが溜まるのを少しでも防止することができます。

    また、仕事を滞留させて、人に迷惑をかけないで済みます。昔の上司の口癖が「早いがご馳走」でした。仕事を早くすることは、仕事の出来と同じくらい価値があるという意味です。

    ただし、行き詰まった時に、ディスパッチングルールを変えることがあります。そういう時は、「気分が乗る順」にします。自分自身のモチベーション維持策です。

    そして、「緊急ではないけれど重要な事案はスケジュールに入れる」。実施する日を予め決めて、スケジュールに入れてしまいます。

    時間ができたらしよう…と考えていては、いつまでもできませんから。



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    片山 祐姫

    Author:片山 祐姫
    経営革新等支援機関
    (認定支援機関)

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    キャッシュフローコーチ®|大阪

    大阪産業創造館の「あきない経営サポーター」として、オンライン相談、面談での相談対応をしています。下記ページからお申込みください。 (相談は無料です)
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