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    会議を開くのは何のため?


    先日の研修でのこと。受講生の方に「会議の目的は何でしょうか?」と投げかけてかえってきた答えは、

    「報告のため」
    「報告だけだったら、必ずしも会議である必要はないかもしれないですね」
    「報告を受けて指示するため」
    「そういう会議もありますね。他の方はどう思われますか?」
    「情報共有とか…」
    「情報共有のための会議は確かにありますね。他には何がありますか?」
    「意見交換するため」

    出てきたのは、見事に情報共有型の会議の話ばかりでした。その後、お聞きしたのですが、その会社では、会議は基本的に情報共有型なのだそうです。

    一般的に、会議には情報共有型と意思決定型・合意形成型があると考えています。

    意志決定するためには、情報収集が必要なので、意思決定型・合意形成型の場合、情報共有の側面を含むことは多いと思います。

    情報共有のプロセスを含んでいても、最終的に、一つの案に決定する要素を持つ会議をここでは、意思決定型・合意形成型と呼ぶことにします。

    決議する会議は意思決定型ですね。身近なところでは、自治会などの会議は最後に決議しますので、情報共有型の側面を持ちつつも、基本的には意思決定型であると考えます。

    会社では、取締役会や株主総会は決議するので、意思決定型です。一般社員が参加する可能性がある意思決定型の会議として何があるのかを考えると、特定の問題解決のための案を創出する会議などがありそうです。

    何か問題が発生した時に解決策を話し合う会議や、企画アイデアを創出する会議などが考えられます。

    最終的な意思決定は上位者に委ねることになるかもしれないですが、会議の場で、メンバー間で一つの案を採択することに合意形成する会議はよく行われているのではないでしょうか。

    情報共有型の会議も、決定事項の周知徹底や、組織のベクトル合わせの観点から必要と思いますが、

    情報収集→評価→意思決定のプロセスに参画する機会

    を持てることが、社員の経営参画の意識向上につながるのではないかと思っています。



    ところで、昨日、行ったミーティングは企画案をまとめる意思決定型でしたが、短時間で案をまとめることができました。

    複数メンバーで情報を持ち寄ることで、短時間で案創出→合意形成できるのは、対面での会議ならではの効用と言えるのではないでしょうか。


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    プロフィール

    片山 祐姫

    Author:片山 祐姫
    経営革新等支援機関
    (認定支援機関)

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    キャッシュフローコーチ®|大阪

    大阪産業創造館の「あきない経営サポーター」として、オンライン相談、面談での相談対応をしています。下記ページからお申込みください。 (相談は無料です)
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